След пробив до ниски шестцифрени годишни приходи, LendEDU , стартиращо предприятие, подкрепено от Y Combinator, взе голямото решение да внесе вътрешните си финансови и счетоводни функции. LendEDU, уебсайт, който помага на потребителите да се запознаят и сравняват финансови продукти, включително студентски заеми, лични заеми и застрахователни продукти, се стреми да подкрепи растежа на бизнеса, като същевременно става по-ефективен.

През това време ролята ми в нашата компания се измести и станах директор на финансите и операциите, нова роля за нашата развиваща се компания. Откровено, това беше нова роля и за мен и заедно решихме, че трябва да привлечем независим консултант, който да ни подготви.

Това е историята за това как нашата компания е преместила своите финансови и счетоводни функции вътрешно с подкрепата на ApeeScape Finance Expert Андрю Фалес .

Ранни борби при формирането на нашите счетоводни процеси

През лятото на 2017 г. LendEDU беше малка стартираща компания, която преживява огромен растеж в различни области. С постоянното нарастване на приходите, паричните средства, клиентите и служителите беше очевидно, че официалният служител счетоводни процеси и счетоводството скоро трябваше да се наложи.

До този момент LendEDU беше фокусиран с лазер върху растежа и аспектите на бизнеса, които го управляват директно. Разбираемо е, че ограничените ресурси, с които компанията разполагаше, не бяха използвани за изграждане на официални задължения и вземания екипи. Вместо това служители със съответни умения и отговорности, свързани с тях, добавиха тези към своите списъци със задължения.

Към края на това лято нашата компания започна да обмисля предимствата, които може да осигури официален счетоводен процес. По-бързият оборот на вземанията може да увеличи нашия паричен поток, методите на начисляване на начисления могат да ни помогнат да анализираме по-точно резултатите, а официалното счетоводство може да ни позволи ефективно да управляваме своите финанси.

Вече разполагахме с достатъчно ресурси, за да инвестираме в този аспект от нашия бизнес. Към този момент обаче не изглежда логично да наемем счетоводител на пълен работен ден, така че ние започнахме да правим изследвания на външни финансови екипи, които биха могли да се справят с това вместо нас. Попаднахме на реномирана фирма, която се фокусира върху извършването на счетоводни операции за стартиращи компании. Почасовите такси бяха прекомерни, но ние решихме, „получавате това, за което плащате“, така че продължихме напред.

Това се оказа забележителна грешка. До август 2018 г. бяхме похарчили повече от 50 000 долара за нашия финансов отдел, възложен на външни изпълнители, но имахме официални месечни финансови отчети, които да го покажем. Приходите ни бяха разпределени по продуктова линия, разходите ни бяха детайлизирани и форматирането беше професионално.

LendEDU’s Увеличени разходи за финансов отдел на външни изпълнители

Имаше само един проблем - не можахме да се доверим на цифрите. Процесът на закриване всеки месец беше кошмар. Представителите на фирмата, която бяхме наели, изглежда не разбираха как печелим приходи и не се интересуваха от ученето. Обменят се дълги имейли, в които се посочват несъответствия в баланса, грешки при фактуриране и списъци с въпроси, но съгласуванията последователно се изместват към следващите месеци. Процесът беше погрешен, комуникацията беше ужасна, а обслужването на клиентите беше бездна. Най-разочароващото от всичко е, че доверието в нашите финансови данни беше ниско.

Започване на прехода към вътрешни

След осем месеца насочване на пари към тази външна счетоводна къща и борба за постигане на ценни резултати, бяхме стигнали.

Решихме да обмислим въвеждането на нашите счетоводни функции вътрешно. Ползите от този ход бяха вълнуващи. Премествайки вътрешните счетоводни операции, бихме могли да изготвяме месечни финансови отчети по-бързо, по-прозрачно и по-евтино. Постоянният проблем беше, че все още не бяхме в състояние да наемем счетоводител на пълен работен ден и нямахме удобни CPA за персонала.

До този момент бях научил основи на счетоводния процес че трябва да се настроим и мога да се справя с по-голямата част от работата по краката. Имах нужда обаче от някой с опит, с когото да се консултирам относно нашия процес и най-важното - да проверя работата си. Накратко, имах нужда от някой, който знаеше това, което аз не знаех, и някой, който може не само да идентифицира грешки, но да ми помогне да ги поправя. Намерихме този човек в ApeeScape. И преди бяхме използвали сайта за възлагане на подизпълнител на софтуерен разработчик за нашия уебсайт и това беше страхотно изживяване. Този път се нуждаехме от някой със счетоводен опит, за предпочитане CPA, който да разбира отрасъла, в който работи нашата компания.

Процес на наемане и включване

След публикуване на позицията в ApeeScape, получихме многобройни отговори от заинтересовани фрийлансъри с впечатляващи резюмета. В рамките на дни бяхме организирали пет телефонни интервюта за следващата седмица.

Обяснихме какви са нашите нужди и попитахме как всеки кандидат може да ни помогне да избегнем счетоводните проблеми, които сме имали в миналото. Намерихме съвпадение с Андрю Фалес .

Андрю е CPA, който основава високо ценена фирма за данъчно счетоводство, която е специализирана в различни аспекти на счетоводството и спазването на изискванията за стартиращи фирми. Андрю също така е консултирал многобройни фирми в различни индустрии през цялата си кариера. По време на 30-минутно интервю по телефона Андрю изложи план за нас да създадем вътрешен счетоводен процес. Той спомена, че владее QuickBooks и предложи лично да ме обучи как да навигирам в софтуера.

Освен това Андрю сякаш напълно разбираше как работи нашият бизнес и какво се опитваме да постигнем. Андрю каза, че намерението му е „да се измъкне от работата“. Неговото внушение беше, че той искаше да ни възпита да бъдем самостоятелни, което беше точно нашата цел. Неговата мотивация за този подход беше идеята, че ще се консултираме с него в други ситуации, с които се сблъсквахме, когато нашата компания узряваше, което е точно това, което сме направили.

Първи месец

След като обсъдихме бюджета си с Андрю, получихме право да работим. През първия месец Андрю и аз разговаряхме по Zoom за 2-4 часа на ден, три дни в седмицата. Използвах споделяне на екрана, докато той ме превеждаше през софтуера QuickBooks, преподаваше ми преки пътища и подчертаваше принципите на счетоводното начисляване, които бяха от съществено значение за точното счетоводство. Имаше много да се научи. Всеки път, когато имах въпрос, Андрю имаше отговор. Всеки път, когато имаше грешка, която трябваше да бъде поправена, Андрю щеше да предложи множество решения. За един месец бяхме установили официален счетоводен процес, предназначен да избегне бъдещи несъответствия и да функционира ефективно.

Месец втори

В края на втория месец успях да се ориентирам самостоятелно в QuickBooks и да изпълнявам задачи отблизо, като изравняване на сметки в банкови и кредитни карти, натрупване на ведомост, амортизиране на предплатени разходи, създаване на корекции на записи в дневника и изготвяне на официални финансови отчети.

Месец трети

В края на третия месец успешно изготвихме точни финансови отчети за текущо начисляване за фискалната 2018 година.

Месец четвърти

До четвърти месец използвахме тези отчети като исторически входни данни за модели за прогнозиране на приходи, бюджетиране на разходи и анализ на съотношението. Андрю не само ме обучи лично да използвам софтуера QuickBooks и ме насочи след това, но той отдели време и да научи тънкостите на конкретната ни компания. Той създаде подробни електронни таблици за изчисляване на начисления на заплати, проследяване на амортизации и изчисляване на отсрочени / текущи данъчни задължения. Тези персонализирани ресурси ми позволяват да създавам сложни записи за текущо начисляване без помощ.

Година 1

Измина малко повече от година, откакто наехме Андрю и доверието във финансовите ни данни никога не е било по-високо. В този момент разговарям с Андрю по Zoom за около 5-10 часа на месец, предимно за преглед в края на месеца и за задаване на въпроси относно еднократни счетоводни ситуации, възникнали през периода. Андрю успешно ни помогна да създадем вътрешен счетоводен процес, който е по-ефективен, по-точен и по-евтин, отколкото би могло да бъде нашето външно сътрудничество. Може би най-ценното е, че сме създали връзка с CPA и бизнес професионалист, който ни се е предоставял 24 часа в денонощието 7 дни в седмицата чрез Slack, телефон, имейл и Zoom за всякакви съвети, от които може да се нуждаем.

Предстоящи проекти за година 2

Преминавайки към 2020 г., ще започнем с края на 2019 г. в края на годината. Този процес обикновено е по-напрегнат от средното месечно затваряне. На този етап е от съществено значение да се направят всички необходими корекции и да се постигне високо ниво на точност на нашите финансови отчети при подготовката за подаване на данъчните ни декларации.

Също така в нашия списък със задачи през първата част на 2020 г. е да започнем да използваме инструмента за бюджетиране QuickBooks. Това ще ни позволи да извършим подробен сравнителен анализ между нашите прогнозни бюджети и действителните бюджети, в крайна сметка ще ни помогне да управляваме нашите разходи. Андрю вече ми е отпуснал списък с инструкции как да се подготвя за този проект, така че да можем да започнем да работим през новата година.

Разбиране на основите

Какво е финансов екип?

Финансовият екип отговаря за всички финансови аспекти на компанията, включително организиране, планиране, одит и счетоводство. Финансовият екип изготвя и финансови отчети.

Какво е аутсорсинг на финанси и счетоводство?

Финансов и счетоводен аутсорсинг възниква, когато дадена компания не се справя с основните функции на тези роли вътрешно, а ги възлага на външен експерт.