Въведение

Като ръководители на проекти (PM), рядко имаме лукса да започнем проект от нулата. В повечето случаи, когато управляваме проект, той вече е стартиран от някой друг преди нас. За да поеме успешно такива проекти, ръководителят на проекти трябва да приложи определена дисциплина, за да се увери, че всичко е взето под внимание.

В това ръководство ще очертаем най-важните стъпки, на които смятаме, че е необходимо да обърнем внимание, като разчленим проблема си на пет различни нива:

Този процес на поглъщане е напълно независим от методологията, използвана за стартиране на проекта ( Водопад , Пъргав и др.) и посочва обхвата на информацията, която трябва да се събере и действията, които трябва да се предприемат.

Като ръководител на проекта, трябва да се стремите да съберете цялата подходяща информация във всяка от тези категории веднага щом стартирате проекта. Част от това ще се случи органично, когато се запознаете с новите си колеги и членове на екипа. Други неща обаче ще изискват от вас да бъдете по-активни в настройването на срещи, извличането на информация и документирането от вътрешни източници. В която и ситуация да се окажете, надяваме се, че това ръководство ще бъде полезна отправна точка за вас, за да сте сигурни, че имате плавен преход на проекта.

Фирмено ниво

Мисия и визия на компанията

Твърде много премиери се впускат в ежедневните задачи, без да разберат добре мисията и визията на компанията. Тези термини могат да изглеждат клиширани или отделени от ежедневната реалност на служителите, но все пак не могат да бъдат занижени, особено за премиерите, които предприемат проекти със съществуваща история.

В някои случаи - обикновено в по-малките компании - те може да не бъдат изрично посочени изобщо. В други случаи откриваме, че мисията и визията са обединени в едно твърдение - нещо като предназначение . Ето обаче две причини, поради които трябва да отделите поне известно време за разбиране както на мисията на компанията, така и на визията, когато поемате проект:

• Той осигурява ментална основа за вашия общ преглед на високо ниво. Ако не разберете моментално смисъла, помолете директния си мениджър да ви го раздели и да им обясни как го разбират. Това ще направи много по-лесно усвояването на целите на бизнеса, продукта и проекта.
• Той предоставя цел на вас и вашия екип. Кое от тях е по-вълнуващо?

Ако интернализирате мисията и визията на компанията, ще намерите по-голяма цел в ежедневните си задачи, особено когато нещата станат трудни. Освен това ще бъдете по-добре подготвени, за да вдъхновите екипа си и да създадете споделена цел, когато е необходимо.

Фирмена култура

Фирмената култура е важен аспект, който трябва да се обърне внимание при поемането на проект, особено в нова компания. Компаниите могат да имат много различни видове култура, които влияят върху начина, по който хората общуват и работят заедно. Тази мета информация за социалната структура и взаимоотношенията между различните части на компанията може да бъде много полезна, когато се опитвате да договаряте бюджети, да влияете на заинтересованите страни или просто да комуникирате с други отдели.

Например традиционните финансови институции, като банките, са склонни да имат много твърда фирмена култура, която има много неписани правила за всичко, от кода за облекло до кой отдел има конкретни отговорности или кой да поиска помощ. Това трябва да се вземе предвид при поемането, за да можете по-добре да се впишете и да работите с екипа си в рамките на културните норми, с които са свикнали.

От друга страна, някои стартиращи компании имат отдалечена култура, където хората рядко се срещат лично. Вместо това повечето социални взаимодействия се случват чрез инструменти като Slack и JIRA. Такава „първа отдалечена“ култура може да е непозната за ръководителите на проекти, идващи от по-традиционна среда за управление на проекти. В този случай се уверете, че имате добър микрофон и уеб камера, за да направите комуникацията възможно най-безпроблемна. Също така, обръщайте се към хората редовно, за да насърчавате връзките.

Когато поемате проект, запознайте се с културните норми, които съществуват в новата компания и се опитайте да коригирате съответно вашите действия и стил на управление.

Локално срещу глобално вземане на решения

Във всяка компания има решения, които ръководителят на проекта може да вземе самостоятелно, за разлика от правила и процедури, които трябва да спазва. Процедурите са склонни да се променят с нарастването на компанията. Повече решения се вземат в световен мащаб за намаляване на хаоса и стандартизиране на начина на работа на компанията.

Това е важно да се разбере, защото това ще повлияе на начина, по който можете да вземате решения във вашия проект по-късно в жизнения цикъл на проекта. Например отговорностите на ръководителя на проекта могат да бъдат много различни в различните страни стартиране в сравнение с предприятие . Разбира се, винаги ще има разпределение - например, когато премиерът може да формулира курс на действие, но ще се нуждае от одобрение от висшето ръководство.

Ето няколко ситуации и как те биха се различавали, ако решенията се вземат на местно или глобално ниво:

	Местен	Глобален
Инструмент за комуникация	Екипите са свободни да избират.	Всеки използва един и същ инструмент.
Избор на доставчик	PM може да избере доставчик за некритични области без одобрения.	Всички нови доставчици трябва да преминат през службата за обществени поръчки.
Наемане / уволнение	PM управлява екипа в рамките на наличния бюджет.	ПМ няма право на мнение кой се присъединява или напуска отбора.
Актуализация на заинтересованите страни	PM актуализира заинтересованите страни по свой собствен начин.	Службата за управление на проекти иска информация от PM и актуализира заинтересованите страни по стандартизиран начин.
Разходи	Екипните мениджъри могат да одобряват разходите.	Разходите се одобряват от финансовия екип или от стартиращия основател.

Знаейки в кой случай попада вашата компания, ще ви помогне да се подготвите за вземането на решения във вашия проект.

Фирмен обобщен контролен списък:

• Мисия и визия на компанията - Разберете какво прави компанията и защо
• Фирмена култура - Разберете културните норми на вашата компания
• Локално срещу глобално вземане на решения - Разберете процеса на вземане на решения

Бизнес и продуктово ниво

Бизнес моделът

В първите дни на поглъщането на проект трябва да отделите време, за да създадете мисловна картина на високо ниво за цялата компания, бизнес и продукт и как вашият проект се вписва в тях. По един или друг начин вашата компания печели пари, за да може да изпълни мисията и визията.

Не е нужно да отделяте много време за запаметяване на всички потоци от приходи и показатели за растеж в началните етапи на поемане на проект. Опитайте се обаче да разберете как парите се вливат и излизат от компанията, както и кои са основните двигатели на приходите и центровете за разходи. Освен това попитайте дали има някакви големи за цялата компания краткосрочни до средносрочни цели (като навлизане на нов пазар). Наличието на знания за това ще ви помогне да разберете по-добре изборите, които се правят и как те ще повлияят на вашия проект в бъдеще.

Продуктът

Вашата компания ще има един или няколко продукта, които генерират приходи, а вашият проект ще бъде част от един от тях. Разбирането на продукта ще ви помогне да поставите по-добре проекта си в правилния контекст. Добро място за начало е да тествате продукта сами. По-долу е даден списък с въпроси, към които трябва да се обърнете, за да получите по-добро първоначално разбиране на продукта:

• Вътрешен или външен е продуктът?
• Кои са основните потребители на продукта? Едни и същи хора ли купуват продукта?
• На какъв етап е този продукт (MVP, нараства, намалява)?
• Как се продава продуктът?
• Кои са основните конкуренти?

Познаването на отговорите на тези въпроси ще ви помогне да разберете по-добре причините за вашия проект и къде той се вписва в цялостната верига за създаване на стойност на продукта.

Заинтересовани страни

Една от най-важните задачи на премиера е управлението на заинтересованите страни. Дори да изпълнявате навреме и в рамките на бюджета, вашият екип може да работи по остарели нужди на заинтересованите страни. Като алтернатива, ако заинтересованите страни нямат достатъчно информация, те може да не бъдат инвестирани във вашия проект. Управлението на заинтересованите страни е постоянна ежедневна задача, но има няколко важни неща, които трябва да се вземат предвид в самото начало при поемане на проект.

The Книга на знанията на ръководителя на проекта (PMBOK) има цяла глава за идентифициране на заинтересованите страни с необходимите инструменти и методологии. Тази работа е много важна и ще отнеме известно време, но ето най-важните групи от заинтересовани страни, които трябва да разгледате през първия ден:

• Екип на проекта. Това включва членове на екипа като разработчици, дизайнери, QA експерти и други. Вашият екип може да ви даде задълбочена представа за историята на продукта и бизнес решенията и как това е повлияло на тяхната работа по-рано. Това може да ви помогне да идентифицирате предизвикателствата, които може да се повторят в бъдеще.
• Спонсор на проекта. Това може да бъде един човек (вашият директен мениджър или стартиращ съосновател) или група хора в едно предприятие, които са замислили проекта и са осигурили финансиране за него. Спонсорът на проект е шампион на проекта и трябва да бъде една от първите заинтересовани страни, с които се свържете, за да получите преглед на съществуващия проект и неговата история.
• Портфолио мениджър или мениджър на програми. Тези роли може да не присъстват във всички компании; обаче те обикновено управляват множество функции и свързани с бизнеса проекти едновременно. Те ще ви помогнат да поставите проекта си в по-широк контекст и да разберете дали има свързани проекти и други ръководители, които трябва да ангажирате.
• Клиенти или потребители. Независимо дали работите върху B2C, B2B или вътрешен продукт, вашият проект все още ще има някаква потребителска група. Ако вашият екип включва продуктов мениджър, той трябва да може да предостави общ преглед на тази група заинтересовани страни и техните очаквания. В противен случай се свържете с тях, за да разберете какви са техните текущи отзиви и какво очакват от вашия проект в бъдеще.

След като идентифицирате тези заинтересовани страни, можете да направите a RACI матрица, за да разберете по-добре къде се вписват в цялостната структура на проекта и дали и как ще повлияят на вашия проект.

Контролен списък с бизнес резюме:

• Бизнес модел - Разберете бизнес модела и потоците от приходи
• Продукт - Разберете добре продукта. Опитайте се да го използвате сами
• Заинтересовани страни - Обърнете се към ключови заинтересовани страни

Проектно ниво

Защо поемате?

Първият въпрос, който трябва да зададете, преди дори да погледнете бюджета, графика, екипа или нещо друго, е: „Защо поемате?“ Три сценария са най-правдоподобни:

• Преди нямаше ръководител на проекти и нещата започнаха да се изплъзват през пукнатините. Това обикновено се случва, когато малък и кратък проект стане по-голям и по-дълъг. Може да няма особени проблеми, просто е необходима повече структура и видимост на напредъка. Приложете предложенията от тази статия, свързани с вашия проект.
• Ръководителят на проекта беше отстранен или уволнен. Ако случаят е такъв, тогава трябва да попитате ключовите заинтересовани страни къде са били най-големите проблеми и да сте сигурни, че сте се фокусирали върху тези области в началото. Опитайте се да намерите бързи печалби, за да спечелите доверието и доверието на заинтересованите страни.
• Предишният ръководител на проекта напусна. Премиерът напусна ли, защото някъде получиха по-добро предложение, но заинтересованите страни бяха доволни от работата си? Ако е така, опитайте се да запазите статуквото, докато търсите възможности за подобрение. Ако премиерът напусна, защото не се разбира с някои заинтересовани страни, тогава, ако е възможно, свържете се с предишния премиер и обсъдете това. Изграждането на връзка с въпросните заинтересовани страни ще бъде от ключово значение за вас.

Обхват, график и бюджет

Определянето на обхвата на съществуващ проект е различно в сравнение с това, когато стартирате нов проект. В последния случай събирате изисквания от заинтересованите страни и определяте обхвата въз основа на бюджета, който имате. Когато поемате, някой вероятно е свършил тази работа и сега вашата работа е да разберете дали определеният обхват е реалистичен и постижим.

Първата естествена стъпка е да разгледате съществуващите активи на проекта. Това може да бъде диаграма на Гант, структура на разбивка на работата (WBS) или Agile изоставане и план за освобождаване. Понякога ще бъдете ограничени от часове, отделени от вътрешни фирмени екипи, вместо от директния бюджет. В този случай се опитайте да разберете дали те имат някакви други срокове и дали вашият проект може да бъде забавен поради другите им ангажименти.

Каквото и да намерите, трябва да пренастроите обхвата и графика на проекта с вашите ключови заинтересовани страни. Не забравяйте въпроса „Защо поемате?“ Неуправляваните очаквания на заинтересованите страни може да са причината предишният премиер да бъде отстранен. По този начин в този случай сте избрани, за да сте сигурни, че това няма да се повтори. Може да се окаже, че обхватът, графикът или бюджетът са нереалистични. Стигнете до това заключение възможно най-рано и го обсъдете със спонсора на проекта. Началните етапи на поемане на проекта са подходящ момент за коригиране на грешките, допуснати преди вас, но колкото по-дълго чакате да разрешите тези проблеми, толкова повече заинтересованите страни може да поставят под въпрос способността ви да завършите проекта.

Намиране на шампиони по проекти

Докато проучвате проекта и неговите заинтересовани страни, е важно да научите повече за хората, които са инвестирали в успеха на вашия проект. Някои от тези заинтересовани страни ще бъдат това, което понякога се нарича шампиони по проекти .

Това са хората, които са съгласни с каузата на вашите проекти, дори ако те не носят пряка отговорност за това. Те ще се постараят да помогнат на вашия проект да успее. Например, ако създавате ново приложение за проследяване на времето, шампиони на проекта ще бъдат хора, които се интересуват от това как вашият проект е завършен и внедрен във фирмата.

Важно е да ги идентифицирате по-рано, защото те могат да предоставят ценна информация за това, което е необходимо, за да бъде успешен вашият проект. Понякога те могат косвено да ви помогнат, като изпробват ранните версии на продукта и предоставят обратна връзка или като пропагандират важността на продукта за своите връстници.

Опитайте да намерите тези шампиони, като говорите със съотборниците си по проекта и хората, които първоначално са разработили концепция за инициативата. След като бъдат намерени, не забравяйте да ги информирате и актуализирате за жизнения цикъл на вашия проект.

Резюме на проекта:

• Защо поемате? - Предишният премиер напусна ли, беше ли уволнен или нямаше такъв
• Ключови активи - Разберете обхвата, графика и бюджета
• Шампиони по проекти - Намерете ключовите си поддръжници

Екипно ниво

Взаимоотношения и структура на екипа

Ако поемате проект, екипът вече ще бъде на мястото си. Първо трябва да го третирате като константа и да разберете как е структуриран екипът, как работи и кои са основните влиятелни в екипа. Екипът събра ли се само за този проект или е работил заедно в миналото? На кой етап е отборът— формиране, щурм, нормиране или изпълнение ? Екипът разположен ли е съвместно или отдалечено? Всеки служител ли е или има изпълнители или на свободна практика, които също работят в екипа.

Всички тези въпроси ще повлияят на способността ви да управлявате успешно проекта и ще изискват от вас да коригирате подхода си по пътя. Например, ако екипът ви все още е във фаза на щурм, ще трябва да се намесите и да управлявате взаимоотношенията на членовете на екипа, за да ги напънете да ги нормализират, преди да могат да достигнат максималното си ниво на изпълнение. Екипът може също да бъде на отделните етапи в себе си. Ако имате няколко отделни офиса, различните части на екипа могат да имат много различна динамика и може да се наложи да положите допълнителни усилия за нормализиране на динамиката на екипа в екипа, но също така и в различни места.

Също така, ако имате членове на екипа, които работят отдалечено, ще трябва да се уверите, че те са включени в разговорите и ежедневното вземане на решения. В противен случай те могат да започнат да се чувстват сякаш просто им се възлагат задачи и те не са реална част от екипа. Това може да бъде смекчено от всеки, използвайки същите инструменти за представяне на нови идеи и работа по тях. Ако например всички идеи са представени в Slack или друг инструмент за отдалечено сътрудничество, това дава шанс на отдалечените членове на екипа да се присъединят към дискусиите на равни равнища на достъп.

Екипна динамика и история

Ако предишният премиер беше премахнат, една от причините можеше да е, че те не бяха в състояние да управляват ефективно екипа. Ако случаят се окаже такъв, опитайте се да разберете първопричините за проблемите и използвайте поглъщането на проекта като възможност за рестартиране на взаимоотношенията в екипа.

Също така съберете цялата неформална информация за статусите на членовете на екипа и тяхната история на работа помежду си. Тази мълчалива информация може да даде някои ключови прозрения за причините за представянето на вашия екип или липсата му. Например, ако има доминиращ член във вашия проект, който другите се страхуват да оспорят, може да се окаже, че те са основната причина за много търкания в екипа.

Състояние на персонала и растеж

След като анализираме обхвата, графика и бюджета на проекта, изглежда ли екипът на проекта достатъчно адекватен за изпълнение на проекта? Ако не, опитайте се да разберете причините за ситуацията. Може би има блокиращо устройство в процеса на наемане; може би HR не е успял да намери търсените специалисти.

Ако случаят е такъв, можете да опитате да потърсите отдалечени професионалисти или се свържете с агенциите за персонал, за да запълните необходимите роли. Тъй като персоналът може да бъде едно от основните тесни места за много проекти, важно е да го направите рано, затова е ключово нещо, което трябва да проверите, когато поемате проекта.

Контролен списък на екип:

• Състояние на проектния екип - Разберете взаимоотношенията и структурата на вашия екип
• История на проектния екип - Разберете динамиката и историята на екипа
• Състояние на персонала и растеж - Разберете дали екипът Ви е адекватно нает

Ниво на ръководител на проекта

Очаквания за премиера

Различните компании и проекти имат много различни очаквания какво трябва да правят ръководителите на проекти и защо . За да се избегне объркване и разногласия по-късно, важно е да се разбере какво се очаква от премиера както от гледна точка на клиента, така и от гледна точка на всички останали членове на екипа.

Например, някои компании очакват, че ръководителят на проекти също трябва да бъде Scrum майстор. Дори това да е отделна роля, някои проекти и компании имат очаквания, които надхвърлят оригинална длъжностна характеристика на PM . Това може да не е напълно ясно, преди да започнете проект, така че не забравяйте да проучите този въпрос, след като го направите.

Важно е също така да разберете как се измерва и оценява ефективността на ръководителя на проекта. Ще имате ли ясен набор от KPI, по които ще съдите? Или успехът на вашия екип е единственият показател за ефективност, който вашите заинтересовани страни ще използват? Колко често ще правите прегледи на представянето и ще имате ли някой, който ще ви бъде ментор или приятел на компанията?

Тъй като това влияе директно върху ръководителя на проекта, добре е да направите това възможно най-рано, за да можете да изпълнявате според очакванията.

Процес на възлагане

В зависимост от изоставането на новия ви екип пред вас, можете да бъдете засегнати от задача, свързана с възлагане на поръчки, на първия ден или след три месеца. Дори да е последният случай, е много важно да имате поне приблизителна представа за това как работят доставките и изборът на доставчици във вашата компания. Тези знания ще ви позволят да вземете по-добри решения относно елементите на изоставането и графика на проектите и могат да ви помогнат да избегнете неочаквани закъснения.

Независимо от размера на вашата компания, ще има някакъв процес за възлагане на обществени поръчки, дори и да не е записан никъде. Попитайте вашия директен мениджър или други премиери как са избрани и потвърдени доставчиците. Може да се наложи да създадете заявка за предложение (RFP), да класирате всички подадени заявки въз основа на определени критерии и да изберете победителя.

Алтернативно, процесът може да бъде по-малко строг и можете да можете да избирате доставчици независимо. В този случай не забравяйте да попитате за вече съществуващи доставчици. Въпреки че членовете на вашия екип работят тук по-дълго, те може да не са наясно с всички части на платформата и различните доставчици, използвани от други екипи. Също така попитайте директния си мениджър дали трябва да излезете с тях за нови доставчици и как трябва да предоставите тази информация.

Още нещо, което трябва да обърнете внимание, е очакванията за споразумение на ниво услуга (SLA) във вашата компания. Ако вашият проект е от решаващо значение за бизнеса, тогава трябва да търсите доставчици с 24-часова поддръжка и бързи срокове за разрешаване на проблеми. Ако очакванията не са толкова големи, тогава може да търсите по-евтини варианти с по-дълго време за реакция.

Създайте списък с доставчици

Ако вече нямаше такъв, стартирайте съществуващ списък на доставчици за вашия проект. Не е нужно да го попълвате веднага на 100%. Просто стартирайте нов документ със следните полета:

• Име - Можете да направите хипервръзка към уебсайта им.
• Категория - Не мислете за това прекалено много в началото, просто напишете какво има най-голямо значение в момента и го променете по-късно, ако се появят по-ясни категории.
• Кратко описание - Бъдете кратки, достатъчно, за да позволите на вас или на другите да разберат как доставчикът ви помага (плащания в електронен магазин, инфографика на свободна практика).
• Контакт с доставчик - добра идея да ги запазите на ръка, тъй като те могат да се изгубят в имейлите.
• Вътрешен контакт - Ако във вашия екип или компания има някой, който поддържа връзка с доставчика или разработчик, който е интегрирал решение на трета страна. Това би бил човекът, който знае най-много за продавача и ангажираността на вашата компания с него.

Наличието на този списък ще ви помогне да проследявате и управлявате изпълнението на проекта, свързано с всеки доставчик. Освен това ще ви помогне да разберете много по-добре текущата ситуация в проекта и къде могат да бъдат основните пречки.

Обобщен контролен списък на ръководителя на проекта:

• Очаквания за премиера - Измислете очакванията и KPI за PM във вашия проект
• Процес на възлагане - Разберете за процесите на възлагане на обществени поръчки
• Създайте списък с доставчици - Избройте всички потенциални доставчици за вашия проект

Заключение

Това ръководство и контролен списък по никакъв начин не са изчерпателни; той обаче се опитва да предостави възможно най-добрия преглед на нещата, които първо трябва да проверите, когато поемате проекта. Някои от тях може да са познати, а други да са по-малко, но преминавайки през всичко това ще се уверите, че имате солидна основа да поемете даден проект.

По-долу е обобщен контролен списък, който можете да използвате за бъдеща справка.

Основни неща за вкъщи - Контролен списък за поемане на проекти

Фирмен обобщен контролен списък:

• Мисия и визия на компанията - Разберете какво прави компанията и защо
• Фирмена култура - Разберете културните норми на вашата компания
• Локално срещу глобално вземане на решения - Разберете процеса на вземане на решения

Контролен списък с бизнес резюме:

• Бизнес модел - Разберете бизнес модела и потоците от приходи
• Продукт - Разберете добре продукта. Опитайте се да го използвате сами
• Заинтересовани страни - Обърнете се към ключови заинтересовани страни

Резюме на проекта:

• Защо поемате? - Предишният премиер напусна ли, беше ли уволнен или нямаше такъв
• Ключови активи - Разберете обхвата, графика и бюджета
• Шампиони по проекти - Намерете ключовите си поддръжници

Контролен списък на екип:

• Състояние на проектния екип - Разберете взаимоотношенията и структурата на вашия екип
• История на проектния екип - Разберете динамиката и историята на екипа
• Състояние на персонала и растеж - Разберете дали екипът Ви е адекватно нает

Обобщен контролен списък на ръководителя на проекта:

• Очаквания за премиера - Измислете очакванията и KPI за PM във вашия проект
• Процес на възлагане - Разберете за процесите на възлагане на обществени поръчки
• Създайте списък с доставчици - Избройте всички потенциални доставчици за вашия проект

Разбиране на основите

Кои са четирите етапа на развитие на екипа в рамките на един проект?

Формиране, щурмуване, нормиране и изпълнение. Това е според етапите на групово развитие на Брус Такман, предложени за първи път през 1965 г.

Защо ръководителите на проекти се разпределят към съществуващи проекти?

Ръководител на проекти може да бъде назначен към съществуващ проект, тъй като преди това в екипа нямаше премиер и проектът изискваше по-структурирано управление. Ако имаше премиер, те можеше да бъдат премахнати, защото не бяха достатъчно компетентни за проекта. И накрая, премиерът може да е напуснал компанията.

Кои заинтересовани страни трябва да ангажирате първо, когато поемате проект?

Във всеки проект има много различни заинтересовани страни, като всички те трябва да бъдат управлявани по време на даден проект. Въпреки това, когато поемате проект, най-важното е да достигнете и да изградите взаимоотношения с екипа на проекта, спонсора на проекта, мениджъра на програмата и клиентите или потребителите.