Независимо дали ви харесва или не, PowerPoint е повсеместен, когато става въпрос за официални презентации. Може би представяте ново предложение. Или може би сте прекарали седмици в математика или в някои важни изследвания и е време да споделите тези констатации със съответните заинтересовани страни. Без значение каква е вашата цел, PowerPoint е един от най-важните компоненти за вашия успех.

Когато бях консултант по мениджмънт, прекарвах дните си в Excel и PowerPoint, разхождайки се между двете програми всеки ден. Хареса ми, че гъвкавостта на PowerPoint ми позволи да осветя и трансформирам данните в история - финансова история, траектория на растеж на индустрията или препоръки за преструктуриране на бизнес процес. Въпреки това, особено след като той едва започваше, тази гъвкавост често беше нож с две остриета. Беше разочароващо колко досаден дизайн на слайда може да бъде и колко време отне естетически перфектно пързалка. Често пъти се оказвах решавайки помежду си да прекарваме много време с слайдове на PowerPoint или създавайки основен минимален набор, който би застрашил ефективността на данните и съобщението. Едва до момента, в който се справих напълно със съветите за PowerPoint, вече не ми се налагаше да преминавам през тази дилема.

Тази статия показва селекция от съвети и трикове за усъвършенствана презентация на PowerPoint, която ще ви позволи да се научите да използвате инструмента много по-бързо. Това също трябва да ви попречи да жертвате ефективни съобщения, за да спестите време. Докато много статии в PowerPoint предоставят качествени съвети за това как ефективно да се достави съобщение, това парче се фокусира върху техническите компоненти на PowerPoint и неговия дизайн на презентацията. Използвайте функционалности и команди в Microsoft Office PowerPoint 2016 за компютър. Нека започнем.

Персонализирайте пряк път на лентата с инструменти

Първата стъпка към превръщането в експерт в PowerPoint е изграждането на вашия пряк път в лентата с инструменти. Това е персонализирана лента с инструменти, разположена над панделка , където можете да добавите предпочитаните и най-използваните команди. Отделете пет минути, за да го инсталирате, няма да съжалявате - той ще се изплати в дивиденти всеки път, когато използвате PowerPoint след това. Тук ще видите обобщение на всичко, преди да влезем в логистиката:

Пример 1: Компоненти на вашия основен екран на PowerPoint

За персонализирайте функционалността на вашата лента с инструменти и го сортирайте според предпочитанията си, просто щракнете върху стрелката надолу на вашия панделка , за да персонализирате лентата си с инструменти. След това кликнете върху „Всички команди“ → Изберете команди от „Всички команди“ → Изберете и добавете предпочитаните от вас команди. Ако искате да изтриете която и да е команда, просто изберете командата и натиснете „Изтриване“.

Пример 2: Изграждане на Ultimate Toolbar

По-долу са моите „задължителни“ елементи за Ultimate Toolbar ( QAT ):

За да се подредите: Инструментът за подравняване определено е любимият ми инструмент в PowerPoint. Игнорирайте безполезните ръчни усилия и вместо това маркирайте фигурите, които искате да подчертаете, и изберете в каква посока да ги подравните. Можете да подравнявате обектите в центъра, вдясно, вляво, отгоре и отдолу един на друг. Имайте предвид, че позициите на обектите са свързани помежду си.

Пример 3: Как да използвам функцията за подравняване

ако искате да използвате този инструмент извън вашия * QAT *: Маркирайте желаните обекти → 'Форматиране' в раздела в панделка → Щракнете върху “Align” → Изберете вашата любима посока на подравняване → Обектите ще бъдат подравнени.

Разпределя: Ако имате няколко обекта или фигури, които искате да направите на еднакво разстояние една от друга, този инструмент ще бъде вашият нов най-добър приятел. Преди да разпределите обекти, най-добре е първо да ги подравните. След това, за да ги разпределите, просто маркирайте обектите, които искате да разпространите, и изберете „разпределя хоризонтално“ или „разпространява вертикално“.

Пример 4: Как да използвам функцията за разпространение

Ако искате да използвате този инструмент извън вашия * QAT *: Маркирайте желаните обекти → 'Форматиране' в раздела в панделка → Щракнете върху „Подравняване“ → Изберете „Разпределение хоризонтално“ или „Разпределение вертикално“ → Обектите ще бъдат разпределени

Формат за рисуване: Тя ви позволява да копирате формата на един обект и да го приложите към друг. то е по същество копирайте и поставете , но за формат, а не за съдържание.

• Снимка за форматиране с едно щракване: Приложете оригиналното форматиране на обект към следващия обект, който изберете / щракнете.

• Две кликвания върху инструмента за рисуване: Затворете инструмента за рисуване. След двукратно щракване, всеки обект, който изберете, ще бъде преобразуван във формата на първия обект. За да отключите Layout Painter, щракнете върху празно място на слайда (не върху обект).

Ако искате да използвате този инструмент извън вашия * QAT *: Изберете обекта, който искате да имитирате → Щракнете върху 'Форматиране на художник' веднъж или два пъти в раздела 'Начало' в панделка → Щракнете върху обекта, който искате да промените → Ще бъдат приложени промени във формата

Завъртане: Както се казва в името, тази функция ви позволява да завъртате обекти на стъпки от 90 или 180 градуса. Можете да въртите текстово поле, форма, WordArt или снимка. Това включва завъртания на 90 градуса по посока на часовниковата стрелка, вертикално и хоризонтално.

Ако искате да използвате този инструмент извън вашия * QAT *: Маркирайте желаните обекти → 'Форматиране' в раздела в панделка → Щракнете върху „Завъртане“ → Изберете предпочитаната от вас опция за завъртане → Обектите ще бъдат завъртени

Променящи живота клавишни комбинации на PowerPoint

Може би си мислите, че преувеличавам, но след като разберете, че не е нужно да правите тези действия ръчно, няма да погледнете назад. Като цяло използването на PowerPoint не изисква запаметяване на толкова горещи клавиши, колкото при Excel , но има двойка, която трябва да обмислите.

Лесно променяйте реда и нивото на разстоянието на маркиран текст в текстови полета:

• Променете реда на маркиран текст в текстовите полета: ALT + SHIFT + бутони нагоре / надолу

• Променете нивото на интервал на маркиран текст в текстови полета: ALT + SHIFT + бутони надясно / наляво

Променете размера на обекта, но го поддържайте редовен и пропорционален:

• Задръжте SHIFT, докато преоразмерявате обект с мишката

Микропомощ (малки помощни средства за вашите обекти):

• Изберете обекта и задръжте клавиша CTRL + нагоре / надолу / надясно / наляво, за да го преместите

Дублирайте вашата форма или обект, без да копирате и поставяте:

• CTRL + Плъзнете фигурата с мишката

Уверете се, че линиите ви са прави:

• За вертикални линии: Поставете формата → Щракнете с десния бутон → Форматиране на форма → Размер и свойства → Задайте “Height” на “0” → Перфектно изправете линията

• За хоризонтални линии: Поставете формата → Щракнете с десния бутон → Форматиране на форма → Размер и свойства → Задайте “Ширина” на “0” → Перфектно изправете линията

Преобразувайте число в плик с индекс на долен колонтитул:

• Въведете номера на долния колонтитул (напр. 1, 2, 3) → Маркирайте числото → Задръжте CTRL + SHIFT + знака за равенство (=) → Вашият номер ще бъде долен колонтитул с над индекс

Използвайте текста си с главни букви, като превключвате главни букви на текста (малки, главни и всички главни букви):

• Маркирайте желаните думи и използвайте клавишната комбинация SHIFT + F3. Всеки път, когато натиснете F3, маркираният текст ще промени всички с малки букви, всички главни букви или стил на заглавие, в който само първата буква на думата е главна.

Съвети за проектиране на PowerPoint за тези често срещани и неприятни ситуации

Ако работите постоянно с PowerPoint, ще срещнете следните проблеми. Вместо да отделите ненужни 15-30 минути в търсене на решение на проблема в Google, ето как да разрешите ситуацията:

Как да конвертирате текст в SmartArt

Пример за ситуация: Имам списък със скучни винетки и се нуждая от повече вдъхновение, за да ги направя по-интересни.

Решение: Използвайте инструмента 'Конвертиране в SmartArt'. Изберете текстовото поле с маркерите → Под „Начало“ в панделка , Изберете „Конвертиране в SmartArt“ → Задръжте курсора на мишката върху различни опции на SmartArt, за да видите трансформираните винетки → Изберете всеки SmartArt, който ви харесва, и продължете да редактирате от там

Пример 5: Използвайте SmartArt, за да оживите скучните винетки

Как да преоразмерите едновременно множество обекти / фигури

Пример за ситуация: Използвах множество форми / изображения на слайда и искам да променя общия им размер, без да бъркам пропорциите.

Решения:

• Първо групирайте всички обекти. За да групирате, маркирайте всички обекти и можете да щракнете с десния бутон → Групиране или да маркирате и щракнете върху ALT + G.

• След това регулирайте размера с мишката, докато държите SHIFT, за да поддържате пропорциите. Това ще ви помогне да преоразмерите и поставите множество обекти, без да изкривявате оригиналните пропорции и форми.

Приложение 6: Групирането е ключово за промяната на размерите и пропорциите

Как да разпознаем и съпоставим точните цветове

Пример за ситуация: Трябва да използвате специфичен и персонализиран цвят, но не можете да го намерите в цветовата палитра.

Решение: Инструментът с пипетка бързо идентифицира точния цвят, който искате да смесите, и го прилага към текста или обекта, който се опитвате да промените. Докато художникът на формати може да бъде много полезен за прилагане на абсолютно едно и също форматиране (размер, цвят и т.н.) от един обект към друг, понякога може да искате да приложите точно същия цвят. В тези случаи инструментът с капкомер е много полезен.

Често се използва този инструмент за представяне пред инвеститори. Ако искате да свържете темата на цялото с постигането на потенциалния клиент / партньор, инструментът за капкомер може да бъде безценен.

• Изберете текстовото поле, което искате да промените → Щракнете върху Color Format → Изберете инструмента за пипета → Използвайте инструмента за пипета, задръжте курсора на мишката върху цвета, който искате да имитирате → Когато се появи идентификацията на цвета, кликнете върху желания цвят

Пример 7: Не използвайте не-марков тон

Как да се възползвате от стрелките с лакътни съединители

Пример за ситуация: Опитвам се да нарисувам стрелки от една форма в друга, но стрелките са криви и изглеждат непрофесионално.

Решение: Използвайте стрелки с лакътни съединители (ъгли 90 градуса). Те автоматично се преместват в центъра на обект и могат да бъдат форматирани в различни цветове и размери. Те са много полезни, особено при изграждане на организационни схеми.

• И вземете панделка за да влезете → Поставете фигура → Под категорията „Линии” изберете стрелките с лакътни съединители → След като изберете, използвайте стрелката, за да свържете центъра на една от фигурите с центъра на друга фигура → Повторете до завършване

Пример 8: Използвайте стрелки с лакътни конектори за изграждане на организационни диаграми

Как да поставим текст във форма

Пример за ситуация: Пиша ред текст във форма, но текстът не се побира и разделя думата на две части.

Решение: Има два начина да се реши това:

• Вариант 1: Щракнете с десния бутон върху фигурата → „форматиране на фигурата“ → Променете текстовите полета на „0“ отдясно и „0“ отляво. Девет пъти от десет, това ще реши проблема.

• Вариант 2: Забравете да се занимавате с оригиналната фигура. Вместо това поставете текстово поле върху оригиналната форма (текстовото поле трябва да използва прозрачен фон) и въведете директно в текстовото поле. Текстът ще бъде показан върху фигурата, но никой няма да разбере, че това е ръчно решение.

Как да премахнете фона от изображение

Пример за ситуация: Използвах изображение от мрежата на слайд и искам да променя цвета на фоновото изображение, но не знам как да го направя.

Решение: Тази техника е най-ефективна, когато се използва върху изображения с висок контраст.

• Първо, трябва да премахнете цвета от оригиналното фоново изображение. Щракнете върху изображението, което искате да промените → Изберете раздела 'Форматиране' в панделка → Щракнете върху „Премахване на фона“ → Регулирайте всяка част, която не е напълно премахната → Щракнете извън изображението, когато сте готови

• След това трябва да добавите новия цвят на фоновото изображение. Както можете да видите, за да стигнете до перфектното изпълнение на всичко това, се изисква стабилна ръка (каквато явно нямам). И все пак това е полезен хак, който можете да имате.

Пример 9: Има ли странен цвят на фона във вашето изображение? Тук ви показвам как да го поправите

Как да конвертирате таблица в текстови полета

Пример за ситуация: Искате да конвертирате база данни в различен формат на друг слайд, но не искате ръчно да въвеждате числата и да рискувате да допуснете грешка.

Решение: Разделете таблицата си на множество текстови полета и обекти, което ви спестява неприятностите при пренаписване на данните и е по-лесно за манипулиране

• Копирайте цялата таблица → Поставете по специален начин (поставете като изображението увеличава метафайла) → Отделете го → Отговорете „да“ в диалоговия прозорец → Отделете го отново → Отговорете отново „да“.

• Voila, сега вашата таблица е разделена на текстови полета и фигури. Сега можете да копирате и поставите данните, които са ви необходими, на друг слайд и да ги форматирате, както искате.

Доказателство 10: Разбийте таблицата си с данни в отделни обекти, за да избегнете смущаващи грешки при въвеждане

Как да направите редовете или колоните на таблица с еднакъв размер

Пример за ситуация: Създали сте и сте попълнили таблица с данни, но размерът на някои редове или колони не съвпада с другите. Вашият OCD започва, но не можете да разберете как да ги накарате да се съберат перфектно.

Решение: Използвайте инструментите 'Разпределяне на редове' и 'Разпределяне на колони'.

• Изберете цялата таблица с данни → раздела 'Самолет' в Лента → Кликнете върху „Разпределяне на редове“ и „Разпределяне на колони“.

Пример 11: Използвайте този безупречен метод, за да осигурите безупречни професионални съвети

Други функции и най-добри практики на PowerPoint

Създайте персонализирани модели на ансамбъл използвайки Slide Master , които можете да намерите в раздела 'Преглед' в панделка . Slide Master ви позволява бързо да модифицирате дизайна на слайда във вашата презентация. Можете да персонализирате главен слайд , което ще засегне всеки слайд във вашата презентация, или можете да промените отделните оформления на слайдовете, което ще промени всеки слайд, който използва тези оформления.

Трябва да разчитате по-малко на зрението си при движение на предмети с изглед Guides или Grid Lines. Първо, трябва да коригирате настройките си, за да използвате функцията 'Snap to Grid'. Ето как да го направите: раздел „Изглед“ → Щракнете върху „Настройки на мрежата“ до думата „Показване“ → Активирайте „Прикачване на обекти към мрежа“. Ако искате да видите истинските водачи или решетъчни линии, можете да изберете тези опции в раздела 'Преглед' в панделка ; те могат лесно да бъдат активирани или деактивирани. Имайте предвид, че можете да премествате водачи, докато линиите на мрежата са готови.

Приложение 12: Ръководствата и решетките са полезни справки за позициониране на обекти

Присъединете се към графика от вашия Бележник на Excel Calculus към вашата презентация на PowerPoint, за да задействате динамично актуализиране на номера.

• Когато вашата графика е готова в Excel, копирайте графиката → Отидете на PowerPoint → В раздела „Начало“ в панделка Кликнете върху „Поставяне“ → Изберете „Специално поставяне“ → Изберете „Поставяне на връзка“ и „Обект на графиката на Microsoft Excel“ → Сега, когато актуализирате числата в Excel, графиката в PowerPoint ще се актуализира динамично. Тази функция работи най-добре, когато двете програми са отворени заедно.

• Ако затворите документа на Excel и след това актуализирате фигурите в таблицата, не забравяйте да се върнете към вашата графика на PowerPoint, щракнете с десния бутон върху графиката и изберете „Актуализиране на връзката“, за да сте сигурни, че данните са актуализирани.

Приложение 13: Избягвайте кръстосана проверка между Excel и PowerPoint

На силно натоварени с данни слайдове визуално подчертайте най-важния си кадър отдолу. Често се среща правоъгълно текстово поле (както е показано по-долу).

Доказателство 14: Помогнете на обществеността да се придвижва сложно, като насочвате точката си към зърното

Не забравяйте да включите клавишите с вашите диаграми и графики, за да ви помогне да ориентирате аудиторията си.

Модели на слайдове и диаграми за представяне за общи понятия

Чувствали ли сте някога дежавю при проектирането на нов пакет PowerPoint? Може би защото често създаваме нови слайдове, за да демонстрираме подобни концепции, дори ако съдържанието е различно - било то процес, прогрес или организационна схема. В заключение има смисъл да се използва повторно структура на слайд, дори ако текущото съдържание е презаредено. За да съобщят тези общи понятия, много от консултантските компании многократно използват следните компоненти на слайда:

Часове на проекта: Диаграма на Гант

Приложение 15: Примерна диаграма на Гант

Организационна структура: Организационна графика

Пример 16: Примерна организационна диаграма

Процес: Стрелки, показващи се взаимно

Приложение 17: Примерна диаграма на процеса на процеса

Посочете степента, до която даден артикул отговаря на критерий: Харви топки

Приложение 18: Примерна изложба * Топки Харви

Елементи на йерархията: Пирамида

Приложение 19: Примерна диаграма на пирамидите

Пътуване през канал: Фуния

Пример 20: Примерна фуния за продажби

Примерни презентации на PowerPoint и последни коментари

Ако искате да видите някои прегледи на доставки за клиенти на важни консултантски компании, можете да го направите на адрес 30 презентации на McKinsey Y. комбинация от комплекти McKinsey, Консултантска група в Бостън Y. Групата на Партеноните .

Проектирането на презентации в PowerPoint не трябва да бъде болезнено. Важно е да запомните, че при PowerPoint всичко е в детайлите. След като се запознаете с детайлите на инструмента и сте наясно с наличните решения, ще видите, че прекарвате по-малко време с ръчно изграждане. И така, какви са вашите съвети и трикове при използване на PowerPoint?